Procédure de réclamation interne

Vitiligo.nl met tout en œuvre pour fournir à ses membres et parties prenantes/tiers le meilleur service possible. Pourtant, il est possible que les choses se passent mal ou pas comme convenu. Cela peut être une raison pour vous de déposer une plainte.
Cette procédure de réclamation explique comment vous pouvez déposer une réclamation auprès de Vitiligo.nl et comment cette réclamation sera traitée.

Une plainte est définie comme : une expression écrite d'insatisfaction à l'égard des actions d'un membre du conseil d'administration ou de quelqu'un d'autre qui exerce une activité au nom de Vitiligo.nl au sens le plus large du terme.

Un membre de Vitiligo.nl ou son représentant légal ou un tiers/personne concernée qui a subi un dommage en raison des actions d'un membre du conseil d'administration ou d'un bénévole peut agir en tant que plaignant.

Une réclamation peut être exprimée de deux manières :
– Par écrit : PO Box 87956, 2508 DJ La Haye
- Par email: info@vitiligo.nl

Chaque plainte est enregistrée. Les informations suivantes sont notées :

1. La date à laquelle la plainte est reçue;
2. Comment la plainte est reçue ;
3. Nom, adresse et, le cas échéant, numéro de téléphone et adresse électronique du plaignant
4. Si le soumissionnaire est membre de Vitiligo.nl ;
5. Description de la plainte;
6. Si et avec qui de Vitiligo.nl le plaignant a discuté de l'affaire et pourquoi cela n'a pas eu le résultat souhaité.
7.  Description de l'action entreprise par Vitiligo.nl en réponse à la plainte
8. Nom du membre du conseil d’administration qui traite la plainte;
9. Date à laquelle la plainte doit être résolue.

La réclamation doit en tout état de cause contenir les informations mentionnées aux points 3, 4, 5 et 6. La plainte peut inclure la solution que le plaignant a en tête.

Le plaignant recevra une confirmation écrite de la réception de sa plainte dans un délai de 5 jours ouvrables. Il indique également la suite de la procédure. Une plainte recevra une réponse dans les plus brefs délais et au plus tard dans un délai de 30 jours. Si cela ne peut être réalisé, le plaignant en sera informé et un accord sera conclu sur le délai dans lequel la plainte sera traitée. La réclamation originale est conservée avec le formulaire de réclamation, l'accusé de réception écrit, le traitement/réponse et toute autre correspondance relative à la réclamation.

La plainte est discutée au sein du comité interne des plaintes de Vitiligo.nl, composé du président et du coordinateur des bénévoles. Si l'une de ces personnes est partie à la plainte, elle sera remplacée par un autre membre du conseil d'administration de Vitiligo.nl. Toutes les réclamations sont enregistrées sur un formulaire de réclamation. Les plaintes reçues sont utilisées par Vitiligo.nl pour améliorer la qualité des services de Vitiligo.nl.