Internes Beschwerdeverfahren

Vitiligo.nl tut sein Möglichstes, um seinen Mitgliedern und Stakeholdern/Dritten den bestmöglichen Service zu bieten. Dennoch ist es möglich, dass etwas schief geht oder nicht wie vereinbart. Dies kann für Sie ein Grund sein, eine Beschwerde einzureichen.
Dieses Beschwerdeverfahren legt fest, wie Sie eine Beschwerde bei Vitiligo.nl einreichen können und wie mit dieser Beschwerde umgegangen wird.

Eine Beschwerde ist definiert als: eine schriftliche Äußerung der Unzufriedenheit mit den Handlungen eines Vorstandsmitglieds oder einer anderen Person, die im weitesten Sinne des Wortes eine Tätigkeit im Namen von Vitiligo.nl ausübt.

Als Beschwerdeführer kann ein Mitglied von Vitiligo.nl oder sein gesetzlicher Vertreter oder ein Dritter/Betroffener auftreten, der durch die Handlungen eines Vorstandsmitglieds oder Freiwilligen einen Schaden erlitten hat.

Eine Beschwerde kann auf zwei Arten geäußert werden:
– Schriftlich: Postfach 87956, 2508 DJ Den Haag
- Per E-Mail: info@vitiligo.nl

Jede Beschwerde wird registriert. Folgende Informationen werden vermerkt:

• Das Datum, an dem die Beschwerde eingegangen ist
• Wie die Beschwerde eingeht
• Name, Anschrift und ggf. Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Beschwerdeführers
• Ob der Einreicher Mitglied von Vitiligo.nl ist
• Beschreibung der Beschwerde
• Beschreibung der Maßnahme, die Vitiligo.nl als Reaktion auf die Beschwerde ergreift
• Name des Mitarbeiters, der die Beschwerde bearbeiten wird
• Datum, bis zu dem die Beschwerde gelöst werden muss

Der Beschwerdeführer erhält innerhalb von 5 Werktagen eine schriftliche Bestätigung über den Eingang der Beschwerde. Dort wird auch das weitere Vorgehen erläutert. Eine Beschwerde wird so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen, beantwortet. Sollte dies nicht möglich sein, wird der Beschwerdeführer benachrichtigt und es wird eine Einigung über die Frist erzielt, innerhalb derer die Beschwerde bearbeitet werden soll. Die Originalbeschwerde wird zusammen mit dem Beschwerdeformular, der schriftlichen Empfangsbestätigung, Bearbeitung/Antwort und sonstiger Korrespondenz im Zusammenhang mit der Beschwerde aufbewahrt.

Die Beschwerde wird im internen Beschwerdeausschuss von Vitiligo.nl besprochen, der aus dem Vorsitzenden und dem Freiwilligenkoordinator besteht. Wenn eine dieser Personen an der Beschwerde beteiligt ist, wird sie durch ein anderes Vorstandsmitglied von Vitiligo.nl ersetzt. Alle Beschwerden werden in einem Beschwerdeformular erfasst. Die eingegangenen Beschwerden werden von Vitiligo.nl verwendet, um die Qualität der Dienstleistungen von Vitiligo.nl zu verbessern.